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• 此职位专注于创意工作室的行政支持，处理日历管理、客户沟通、开票和文件组织。候选人在确保日常运营顺畅方面发挥关键作用，并与首席设计师紧密合作，在一个注重细节和动态的环境中工作。

关于雇主：

客户是一家位于美国的成长型室内设计工作室，专注于为住宅和精品商业客户创造温馨、个性化的空间。从情绪板到最终造型，该品牌因将功能与美学融合，反映每位客户的个性而闻名。随着工作室的扩展，团队正在寻找一位可靠、注重细节的行政虚拟助理，以帮助简化后台操作和客户沟通。

公司核心价值观：

• 以人为本：我们为人而设计，而非趋势
• 注重细节：精准和打磨是我们工艺的一部分
• 负责每个过程：每个项目都是一次合作。我们重视问责
• 学习与适应：我们保持好奇，开放，并不断改善

此职位的目标：

• 提供高质量的行政支持，确保设计团队保持组织性，客户沟通及时且专业，内部流程顺畅。行政虚拟助理将管理日程安排、文件和日常任务，使创意团队能够专注于提供出色的设计作品。

职责：

• 管理首席设计师的收件箱、日历和约会安排
• 回复客户询问并跟进项目里程碑或后续步骤
• 创建和组织项目文件、时间表和客户入职文档
• 使用模板准备发票、估算和提案
• 维护供应商联系人、库存跟踪和客户记录的数据库
• 协助编制设计演示文稿、情绪板和购物清单
• 在Trello或Notion等工具中更新任务板和检查清单
• 处理首席设计师的个人助理任务（预订旅行、订购供应品等）
• 为正在进行的客户项目生成每周状态报告

• 2年以上行政或执行助理职位的工作经验（虚拟或办公室）
• 优秀的英语口头和书面沟通能力
• 高度组织性，具备出色的时间管理和优先级划分能力
• 熟悉电子邮件处理、文档格式化和在线文件系统（Google Drive, Dropbox）
• 了解Trello、Notion或类似的项目管理工具
• 精通电子表格（Google Sheets或Excel）
• 能够独立工作，预见需求并适应变化

加分项：

• 在室内设计、建筑或家居布置等创意行业的工作经验
• 熟悉Canva、PowerPoint或Adobe以提供基本的演示支持
• 基本了解发票平台，如QuickBooks、HoneyBook或Wave
• 有通过电子邮件和聊天应用与客户或供应商协调的经验
• 了解Pinterest、Instagram或Houzz，以进行轻量内容安排或灵感搜寻