職稱： 行政虛擬助理

工作地點： 遠端（以菲律賓為佳）

類型： 全職

時程： 依照美國工作時間（視需求具備彈性）

關於此職位

我們正在尋找一位高度組織化且主動積極的行政虛擬助理，以支援高階管理層的日常營運、溝通、行程安排及專案協調。理想的候選人需具備細心、精通科技，並能在快節奏環境中同時處理多項優先事項。

你將成為執行團隊的得力助手，確保所有行政、溝通及組織需求都能高效完成。

主要職責

行政支援

• 管理高層日曆、協調會議並安排跨時區的約會。
• 準備並整理文件、簡報及報告。
• 處理郵件箱管理——優先排序、回覆並標記重要郵件。
• 做會議記錄並跟進後續事項。
• 在 Google Drive 或其他類似系統中整理數位檔案、資料夾及資料庫。

溝通管理

• 作為高層、客戶及內部團隊之間的主要聯絡窗口。
• 代表高層撰寫、校對並發送專業信函。
• 審慎處理機密及敏感資訊。

營運與協調

• 協助在 ClickUp、Asana 或 Trello 中追蹤專案進度。
• 與多個部門協調，以確保達成截止日期。
• 支援招募、入職或其他人力資源相關協調。
• 如有需要，準備行程安排、預訂並處理報銷事宜。

資格條件

• 具備 2 年以上行政助理、虛擬助理或營運協調員經驗。
• 優秀的英語書寫與口語溝通能力。
• 具備強大的組織能力及有效排定優先順序的能力。
• 熟練使用 Google Workspace（文件、試算表、簡報、行事曆）及 Microsoft Office 套件。
• 熟悉任務管理工具（ClickUp、Asana、Trello、Notion 或類似工具）。
• 精通科技並能使用自動化工具（如 Zapier、Slack、CRM 等）。
• 具備高度的專業素養、保密意識及誠信。

加分條件

• 具備支援美國高層的經驗。
• 具備基礎簿記或報表製作經驗。
• 熟悉 CRM 或專案管理軟體。
• 具備創意或行銷支援經驗（Canva、社群媒體排程等）。