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• 此職位專注於創意工作室內的行政支持，處理日曆管理、客戶通訊、開票和檔案整理。候選人在確保日常運營順利方面扮演關鍵角色，並在注重細節和動態環境中與首席設計師緊密合作。

關於雇主：

該客戶是一家位於美國的成長型室內設計工作室，專注於為住宅和精品商業客戶創造溫馨、個性化的空間。從情緒板到最終造型，該品牌以融合功能性和美學而聞名，體現每位客戶的個性。隨著工作室的擴展，團隊正在尋找一位可靠且注重細節的行政虛擬助理，以幫助簡化後端運營和客戶通訊。

公司核心價值觀：

• 人為本：我們為人而設計，而非趨勢
• 細節重要：精確與光澤是我們工藝的一部分
• 擁有流程：每個項目都是一次合作。我們重視責任感
• 學習與適應：我們保持好奇、開放，並不斷改進

此職位的目標：

• 提供高質量的行政支持，確保設計團隊保持組織，客戶通訊及時且專業，內部流程運行順利。行政虛擬助理將管理日程、文件及日常任務，使創意團隊能專注於提供優質的設計作品。

職責：

• 管理首席設計師的郵箱、日曆和約會安排
• 回應客戶查詢並跟進項目里程碑或後續步驟
• 創建和組織項目資料夾、時間表和客戶入職文件
• 使用模板準備發票、報價單和提案
• 維護供應商聯繫資料庫、庫存追蹤和客戶記錄
• 協助編輯設計簡報、情緒板和購物清單
• 在Trello或Notion等工具中更新任務板和清單
• 處理首席設計師的個人助理任務（預訂旅行、訂購用品等）
• 為持續的客戶項目生成每週狀態報告

• 2年以上行政或執行助理職位（虛擬或辦公室）的工作經驗
• 良好的口頭和書面英語溝通能力
• 高度組織化，具備出色的時間管理和優先級安排能力
• 能夠熟練處理電子郵件、文檔格式化及在線文件系統（Google Drive, Dropbox）
• 熟悉Trello、Notion或類似的項目管理工具
• 精通電子表格（Google Sheets或Excel）
• 能夠獨立工作，預測需求並適應變化

加分項：

• 在室內設計、建築或家居佈置等創意行業的工作經驗
• 熟悉Canva、PowerPoint或Adobe以提供基本的演示支持
• 對發票平台（如QuickBooks、HoneyBook或Wave）有基本了解
• 有通過電子郵件和聊天應用程序與客戶或供應商協調的經驗
• 對Pinterest、Instagram或Houzz有基本了解，可用於輕量內容安排或靈感收集