Di Polaris, kami sedang mencari seorang Asisten Eksekutif dan Operasional yang berorientasi pada detail, termotivasi, dan memiliki pengetahuan dalam pemasaran untuk bergabung dengan tim kelas dunia kami. Jika Anda berkembang di lingkungan yang cepat, menyukai ide menjadi tulang punggung operasional mesin pemasaran perusahaan, dan memiliki pengalaman langsung yang kuat dengan GoHighLevel, pembuatan konten, sistem CRM, dan media sosial, peran ini untuk Anda.

Polaris adalah agen konsultasi dengan misi yang berani: Membantu 1 juta Pendiri untuk memanfaatkan waktu, merebut kembali kebebasan, dan berkembang tanpa pengorbanan. Kami adalah satu-satunya perusahaan yang menggabungkan pelatihan dan layanan yang sudah siap digunakan melalui model hibrid — memberdayakan klien kami dengan delegasi strategis, operasi yang terpadu, dan sistem yang dapat diskalakan.

Dukung kelancaran operasional sehari-hari dengan menjadi asisten yang terorganisir, dapat diandalkan, dan berorientasi pada detail yang dapat diandalkan oleh Pendiri atau tim yang sibuk. Dalam peran ini, Anda akan membawa struktur pada kalender, sistem, dan komunikasi — memastikan tugas berjalan maju, tidak ada yang terlewat, dan bisnis tetap pada jalurnya. Jika Anda bangga menjadi orang yang berorientasi proses, menyukai pengorganisasian detail di balik layar, dan senang membuat semuanya berjalan seperti jam — peran ini untuk Anda.

Dukungan Eksekutif & Administratif

• Mengelola kalender, agenda, dan prioritas Pendiri
• Mengorganisir file, dokumen, dan menciptakan struktur untuk akses yang optimal
• Melacak kwitansi, mengelola faktur, dan membantu dengan administrasi keuangan ringan

Koordinasi Proyek & Tugas

• Memelihara dasbor proyek (ClickUp, Asana, Notion, dll.)
• Menindaklanjuti dengan tim internal dan vendor eksternal untuk memastikan penyelesaian tugas tepat waktu
• Mendukung koordinasi peluncuran internal, onboarding klien, atau sprint internal

Optimisasi Sistem & Proses

• Membuat, mendokumentasikan, dan memperbarui SOP untuk tugas yang berulang
• Mengidentifikasi ketidakefisienan dan mengusulkan alur kerja yang lebih ramping
• Mengelola alat backend (GDrive, Calendly, Slack, Zapier, dll.) untuk menjaga operasi tetap efisien

Manajemen Kotak Masuk & Komunikasi

• Memantau dan mengelola kotak masuk, DM, dan pesan internal
• Menyusun dan mengirim komunikasi atas nama Pendiri jika perlu
• Memastikan komunikasi tim berjalan lancar di Slack, Zoom, dan email

Manajemen Perjalanan & Rutinitas

• Memesan dan mengoordinasikan perjalanan, logistik acara, dan janji pribadi
• Mendukung manajemen rutinitas: tinjauan tugas, perencanaan mingguan, pengingat, dan pemeriksaan
• Memberikan dukungan akuntabilitas untuk komitmen pribadi dan profesional

• Pengalaman minimal 3 tahun bekerja secara remote dalam peran dukungan yang cepat untuk bisnis online yang berbasis di Amerika Utara, Australia, dan/atau Eropa
• Kemampuan komunikasi tertulis dan lisan dalam bahasa Inggris yang kuat
• Perhatian tinggi terhadap detail, manajemen waktu, dan tindak lanjut
• Berpengalaman dengan alat seperti Google Workspace, Slack, ClickUp, Notion, Calendly, Zoom, Zapier
• Kemampuan terbukti untuk mengorganisir, memprioritaskan, dan mengelola multiple alur kerja secara bersamaan
• Memahami dan memiliki pengalaman dalam menangani informasi yang bersifat rahasia
• Proaktif, cerdas, dan selalu berpikir dua langkah ke depan
• Nyaman bekerja melintasi perbedaan zona waktu
• (Sangat diutamakan tetapi tidak wajib) latar belakang dalam mendukung Pendiri di bisnis online yang berkembang pesat

Hasil Peran (KPI): *Target spesifik akan ditentukan*

• ≥ 95% penyelesaian tepat waktu untuk tugas dan proyek yang ditugaskan
• <15 menit responsif terhadap Pendiri dan tim selama waktu kerja
• Konsisten dalam membersihkan email dan pembaruan kalender setiap hari
• Akurasi dokumentasi SOP dan kebersihan organisasi
• Kemampuan untuk proaktif mengosongkan 10+ jam/minggu untuk Pendiri

Jadwal Kerja:

• Posisi penuh waktu. 8 jam per hari. Senin sampai Jumat.
• Waktu shift yang tepat akan didasarkan pada peran pekerjaan.
• Bergantung pada permintaan, Anda mungkin diminta untuk bekerja selama salah satu dari zona waktu ini: Semua zona waktu Amerika Utara. Zona waktu Eropa, zona waktu Australia/Asia Pasifik.

Struktur Kompensasi dan Keuntungan:

• Tarif per jam mulai dari 4 USD / jam
• Kelayakan untuk mendapatkan bonus kuartalan sebesar 800 USD atau lebih per tahun
• Akses ke pelatihan dan coaching untuk pengembangan karir yang berkelanjutan
• Potensi kenaikan gaji sesuai pengalaman dan kinerja
• Kesempatan untuk dipekerjakan untuk proyek dengan biaya satu kali yang lebih tinggi di atas gaji standar 
• Hak untuk bekerja dari rumah
• Kesempatan untuk bekerja bersama tim VA yang berkinerja tinggi dan Pendiri kelas dunia



Harap JANGAN mengirim pesan pribadi kepada kami mengenai pekerjaan ini. Kami memiliki proses perekrutan yang berlaku dan hanya akan menerima pelamar yang dapat mengikuti proses tersebut.